Toen een collega naar een andere baan ging, vroegen haar oud-collegaโs bij een โleaving expert interviewโ dat ik begeleidde hoe het toch kwam dat ze elk stuk binnen een paar seconden vond. Dat wilden anderen ook leren.
Met haar lessen in een paar simpele regels, een heldere logica en dagelijkse routine kun je jezelf tientallen minuten per dag besparen. En misschien nog belangrijker: je krijgt weer grip op je werk, in plaats van andersom. Want je inbox is geen opbergplaats. Het is een werktool. Via een reeks speelse metaforen en keiharde regels krijg je hieronder een systeem aangereikt dat niet alleen werkt, maar ook rust brengt.
๐ง De ui: laag over laag
Stel je je informatie voor als een ui met lagen. Begin bij de hoofdcategorieรซn โ bijvoorbeeld โProjectenโ, โKlantenโ of โFinanciรซnโ. Zodra een map meer dan 30 documenten bevat, is dat het signaal om submappen aan te maken. Maak je dossier steeds specifieker. Zoals bij een ui, pel je als het ware af totdat je precies hebt wat je nodig hebt.
๐ณ De keuken: eerst snijden, dan koken
Voordat een kok begint te koken, legt hij eerst alles klaar. Ook voor je inbox geldt: zet eerst alles op een rij. Wat hoort bij wat? Welke mails zijn echt belangrijk? Wat moet je later nog behandelen? Prioriteren is een vaardigheid.
๐ฆท Tandenpoetsen: routine is redding
Structureren is geen eenmalige opruimactie. Het is een gewoonte. Zoals tandenpoetsen. Doe het dagelijks. Plan elke dag een vast moment โ bijvoorbeeld aan het einde van je werkdag waarop je je inbox bijwerkt. Wat je vandaag ordent, hoef je morgen niet te zoeken.
๐ De supermarkt: alles heeft een plek
Stel je je inbox voor als een supermarkt. De yoghurt staat bij de zuivel, niet bij de schoonmaakmiddelen. Zo hoort ook een e-mail met een factuur bij โFinanciรซnโ en niet bij โOverigeโ. De kracht zit in logica. Heb je een map met โOverigeโ? Geen probleem. Zodra die map weer te groot wordt (30+ mails), splits je die ook op.
๐ง Structuur = rust in je hoofd
Volgens de โGolden Rulesโ uit de presentatie, levert structureren meer op dan alleen overzicht. Je traint je geheugen doordat je bij elk nieuw document even bewust nadenkt: waar hoort dit? Je maakt dus een mentale kaart van je informatie. En hoe vaker je het systeem gebruikt, hoe sterker die kaart wordt.
๐ De sleutel: consequent zijn
Een gouden tip is het consistent benoemen van bestanden, bijvoorbeeld met je initialen, de datum en een korte titel: MB_20250617_Notulen_Vergadering. Zo weet je altijd wanneer iets is gemaakt, door wie en waar het over ging.
๐งญ Begin met deze vraag
Stel jezelf de vraag โWat zijn mijn hoofdproducten op het werk?โ Is dat beleid? Klantencontact? Onderzoek? Bouw dรกรกromheen je mappenstructuur. Laat je werk de vorm van je systeem bepalen, niet andersom. Het enige wat je hoeft te doen? Beginnen vandaag. Net zoals tandenpoetsen.
Max Herold
Juni 2025
